Інсайти головних редакторів, комерційних директорів і засновників ЗМІ про офлайн-івенти.

Медіа проводять івенти або заради монетизації – і зароблять на цьому, або заради репутації – але у збиток. Деяким вдається поєднати обидві мотивації. Поки одні продають людям квитки на захід чи збирають пожертвування, то інші проводять відкриті офлайн-зустрічі з аудиторією. Такі події допомагають формувати довіру до медіа, а як наслідок, і лояльну спільноту однодумців, потенційних меценатів проєкту на краудфандингових платформах чи користувачів пейволу. 

У першій частині тексту ми запитали у головних редакторів і засновників всеукраїнських і регіональних медіа, чому вони проводять заходи, які формати використовують і що з цього отримують. Друга частина тексту – розмова з комерційною директоркою Kyiv Post Альоною Невмержицькою. Вона розповіла з чого редакції почати організацію заходу і як це працює у них. 

Дмитро Тужанський, засновник «Varosh», Ужгород. 

Івенти: Varosh Talks. 

Мотивація: це репутаційний захід з перспективою монетизації. Його проводять, щоб збільшити кількість авторів і читачів, підвищити лояльність аудиторії і впізнаваність медіа. Організовуючи ці події, Varosh виступає платформою для якісної комунікації про наболіле у регіоні. Заходи будуть монетизовувати завдяки теплому контакту з аудиторією через фандрейзинг або пейвол.

Джерело: varosh.com.ua

«Varosh Talks – це події у форматі відкритих дискусій. Цьогоріч ми робили їх за темами, які кореспондувалися з темами наших матеріалів. На подію «Чому я не валю з Ужгорода?!» прийшла рекордна для Ужгорода кількість гостей. Тимчасово було ускладнено рух на вулиці, де проходив захід. Одну з подій ми зробили з Генконсульством Словаччини в Ужгороді.

Івенти для нашого видання – це весь пакет класичних бонусів: і нові читачі, і нові автори, і брендинг, і медійне охоплення. Наша ціль – перетворити події на елемент монетизації, чи то через пейвол, чи то через інструмент фандрайзингу. Будемо тестувати обидва формати наступного року». 

Тетяна Кулькова, маркетинг-директорка фінтех-видання «PaySpace Magazine», Київ. 

Івенти: PaySpace Magazine Awards

Мотивація: це елемент монетизації з репутаційним складником. Івент проводять, щоб формувати впізнаваність бренду медіа у своїй галузі. Подія також є платформою для нетворкінгу різних гравців на ринку фінтеху.

Джерело: PaySpace Magazine Awards

«PaySpace Magazine Awards – це галузева щорічна премія, яка складається з 21 номінації в галузі фінансових технологій та електронної комерції. За допомогою цього івенту ми залучаємо до співпраці близько 250 компаній. На організацію такого заходу потрібно 2,5 місяці. Сама ідея премії виникла як привід краще познайомитися з учасниками ринку, відстежувати динаміку української галузі FinTech.

PSM Awards 2019 пройшла вже вчетверте. Вона існує за рахунок грошей спонсорів та продажу квитків на подію. Квитки купують ті люди, які хочуть познайомитися з найсильнішими гравцями фінтеху України в дружній невимушеній атмосфері». 

Анна Бабінець, головна редакторка «Слідство.інфо», Київ. 

Івенти: презентації фільмів журналістів-розслідувачів.

Мотивація: це репутаційний захід, щоб спілкуватися з людьми і створювати спільноту навколо медіа. Зустрічі формують довіру до редакції, відповідно, і лояльну аудиторію. Є люди, які не пропускають жодного показу. Донейшн збирали лише раз, під час показу «Тюрма можливостей». Зібрані благодійні внески покрили 20-25% витрат на організацію презентації.

Джерело: «Слідство.інфо»

«Коли ми починали робити івенти, то просто хотіли показувати наші фільми на великому екрані – у кінотеатрах чи хабах. Це хороша можливість комунікувати з аудиторією, доносити свої меседжи, показувати, що ми звичайні люди, а не пафосні таємні агенти. Так сформувалося ядро наших фанатів. Думаю, що цей контакт допоміг нам провести першу успішну краудфандингову кампанію вдвічі швидше запланованого. 

Ми любимо спілкуватися з людьми, які нас читають і дивляться. Навіть якщо треба відповідати на гострі чи некомфортні питання».

Дмитро Федоренко, засновник «Наш Киев», Київ. 

Івенти: НашКиїв Awards: Санта року.

Мотивація: це репутаційний захід. Його проводять вже втретє й головна ідея – відзначити тих, хто зробив важливий внесок у розвиток Києва. У 2019 Сантою року стала журналістка й активістка Яніна Соколова – за зміну ставлення до онкологічних захворювань. 

«Якщо в тебе є «клуб читачів та дописувачів», які згуртувались навколо твоєї місії, то чому б не познайомити їх один з одним. Але треба розуміти, що проведення івентів – це зовсім інший бізнес, який живе по інших законах. 

Основною метою премії «НашКиїв Awards: Санта року» є не монетизація, а репутація. Ми просуваємо головну ідею нашого медіа: «Добро має звучати голосно».

Джерело: «Наш Киев»

Наталія Пахайчук, головна редакторка мережі гіперлокальних медіа «Район.in.ua», Луцьк. 

Івенти: Літня школа практичної журналістики та West Media Forum.

Мотивація: це репутаційні заходи. Школа допомагає формувати професійне середовище навколо редакції і частково закриває проблему браку кадрів. Форум проводять заради впізнаваності, нетворкінгу, навчання команди і розвитку конкуренції на регіональному медіаринку.  

«Ми проводимо Літню школу практичної журналістики та West Media Forum. Завдяки школі гуртуємо професійне середовище навколо нашої редакції і знаходимо нових людей у команду. West Media Forum, який ми провели уже четвертий рік поспіль, – важливий репутаційний захід. Він почався як відкрите корпоративне навчання, куди за гроші могли прийти і журналісти інших видань. Зараз форум перетворюється на повноцінний осередок професійного спілкування у західному регіоні. 

Заробити на жодному із цих івентів досі не вдалося. Але дохід не завжди вимірюється грошима. Для нас це хороша репутація, нові зв’язки у медіасередовищі, нові знання для редакції. Такий захід підсилює журналістику в регіоні в цілому, а отже, розвивається конкуренція – і це круто». 

Джерело: West Media Forum

Як редакції медіа організувати свій захід

Більш детально щодо організації заходів ми поговорили з комерційною директоркою Kyiv Post Альною Невмержицькою. Вона організовує щорічну Tiger Conference від Kyiv Post. 

Далі ви дізнаєтеся:

  • чому і для кого Kyiv Post проводить офлайн-івенти
  • з яких питань варто почати, коли організовуєш захід
  • скільки людей потрібно, щоб займатися офлайн-івентами
  • найбільші витрати в організації заходу
  • як дотримуватися балансу між потребами партнерів і цінностями медіа

Ринок достатньо конкурентний, але сенс в організації івентів є  

Tiger Conference була чи не єдиною конференцією на той момент, коли її почали проводити, а зараз тільки ліниві не проводять заходи.

Let'S Do This Jamie Foxx GIF by Beat Shazam - Find & Share on GIPHY

Від самого медіа залежить те, чи потрібні йому івенти. Думаю, що якщо воно має гарну репутацію, якщо є чітка цільова аудиторія, то заходи треба. Для чого?

  • для підтримки іміджу медіа
  • для нетворкінгу 
  • щоб закласти основу для розбудови відносин з компаніями для подальшої співпраці

Для нас найбільш важливою є монетизація. Tiger Conference – це і іміджевий івент, і комерційно вигідний. Захід відбувається завдяки підтримці спонсорів.

Почати організацію заходу варто з 5 ключових питань

Сценарій організації не є визначеним. Але можна почати з таких питань:

  1. Подумати: «Для кого ми це робимо?». Медіа знає свою ЦА. А спонсор знає, чого хоче. Тому, якщо захід комерційний, то тема розробляється спільно із партнером. 
  2. Хто буде проджект-менеджером? Це фултайм. Проджект вестиме всю комунікацію: розсилки для гостей, спілкування з підрядниками по зоні, фотозоні, візьме на себе всі організаційні моменти. Ця людина все контролюватиме, тому вона має бути спокійною. Проведення заходів – це завжди про емоції.
  3.  Хто буде партнером? Якщо говорити про Tiger, то ми самі визначаємо тему. А якщо це захід з юридичною компанією по жіночому лідерству, то тему пропонують партнери. Ми запрошуємо спікерів, гостей, забезпечуємо промо і посткавередж. Також залишаємо за собою свободу дій щодо спікерів і гостей, хоча і беремо до уваги бажання ініціаторів заходу. Якщо вони хочуть певних людей, то ми стараємось їх залучити.
  4. Кого запрошувати як спікерів? Важливо шукати не заїжджених спікерів – не тих, хто щотижня виступає на заходах. Якщо спікер надто крутий, то треба передбачити високий гонорар. Якщо ніколи не чули виступи спікера, то варто його перевірити, можна і на ютубі. 
  5. Як залучити людей до участі? Соцмережі найкраще привертають увагу. Важливо по максимуму задіяти свій медіаресурс. У нас є свої дизайнери, відеовідділ, є редакція, яка напише про захід. 

У Kyiv Post є чітке розмежування між комерційним відділом і редакцією. З другими треба комунікувати важливість заходу, щоб вони із зацікавленістю поставилися до спікерів і гостей, щоб це було висвітлено на найвищому рівні. Посткавередж має бути класний і в різних форматах.

Щоб організувати щось невелике, вистачить і двох людей

Для організації невеликого заходу вистачить двох людей і двох місяців їх роботи. Якщо івент масштабніший, то ми залучаємо: проджект-менеджера, людину, яка запрошує і комунікує зі спікерами, чотирьох сейлзів з комерційного відділу, які продають спонсорські пакети і квитки, а також запрошують ключових партнерів. 

Витрат буде багато, але є кілька ключових

Ми не завжди орієнтуємось на бартер, бо і самі любимо заробляти. Тому найбільш витратною для нас є оренда локацій. Щодо інших витрат, то це: 

  • підрядники, які встановлюють сцену, стільчики, банери, плазму; 
  • кейтерінг: чай, кава, їжа; 
  • фотозона; 
  • гонорари спікерам. 

Якісна комунікація є найбільш важливим елементом в організації заходу

Важливо прораховувати усі потенційні ризики і мати план «Б». Але найважливішою є комунікація. 

Важливо підтримувати зв’язок зі спікерами після підтвердження участі, треба представити їх один одному через електронну пошту, не забути нагадати людині про захід, що їй треба врахувати чи зробити до нього. 

Важливо пам’ятати, що медіа не івент-агенція

Stop No GIF by Arturo Castro - Find & Share on GIPHY

Ми розуміємо, що захід не може бути однотипний, треба змінювати формати, приносити нову «фішку», яка буде цікавою аудиторії, щось, чого не мають інші конференціїВодночас треба балансувати – не робити дуже багато заходів.

Запит на проведення івентів є, ми могли б їх хоч щомісяця робити. Але наша ціль – бути ексклюзивною платформою і не ставити заходи на масовий потік.Ми робимо сніданки для СЕО, але не дуже часто, щоб директор компанії відчував себе частиною ексклюзивної зустрічі. Не хочеться ставати івент-агенцією.

Важливо пам’ятати, що організація івентів для медіа – не про задоволення клієнтів – партнерів чи спонсорів, – а про цінності і цілі медіа. Ми не івент-агенція, щоб їх задовольняти. Цінності за нами і треба бути відповідними до них.

Авторка: Ірина Гоюк