Як підтримати свою команду, аби люди не впали в непозбувну бентегу, залишаючись вдома другий місяць на карантині? Редактори та медіаменеджери з Hromadske, «Бабель» та «Заборона» розповідають чи вірять вони в мотивацію, як керують своїми командами та підбадьорюють колег. 

Трохи передісторії про те, як з’явилась ідея цього тексту. Для нашого нового проєкту з підтримки регіональних медіа в умовах коронавірусу ми проводили онлайн дзвінок (про те, як робити такі дзвінки та нікого не бісити ми писали тут). Редактори та журналісти з шести місцевих медіа розповідали про свої труднощі й про втому від теми коронавірусу, виснаженість та розфокусованість згадували більшість з них. Самі читачі дають редакціям зворотній зв’язок про те, що їм набридають постійні новини лише про вірус. Редактори ж відзначають, що інші теми аудиторія читає мляво, а найбільше уваги приділяє все ж коронавірусному контенту.

Тож ми вирішили розпитати наших друзів у медійній спільноті, як вони менеджерять ці виклики. 

Виконавча директорка «Заборони» Олена Садовнік:

«Карантин застав нас у ситуації, коли з команди в 5 людей за січень-лютий ми виросли до 15. Ми всі змушені були перейти на дистанційну роботу. Без традиційного “onboarding”: коли люди приходять в організацію, їх знайомлять з колегами, пояснюють внутрішні процеси. Ми були змушені робити це онлайн. Перші знайомства, перші наради — теж вже все було в Zoom. 

У нашого медіа зараз період перезапуску й тому всі дуже включені в роботу. Говорити про моніторинг KPI (ключових показників ефективності) нам трохи зарано. Фактично ми другий тиждень працюємо онлайн. Всі на 100% виконують свої намічені цілі. Те, що всі живуть перезапуском, має й ще один бік: наші обговорення в чаті можуть тривати й ближче до півночі. Але в нас не можна нічого заборонити — одразу йде апеляція, що “заборони заборонені”. 

Для командного планування та вимірювання ефективності ми використовуємо Mondays та Microsoft Teams. Редакція та маркетинговий відділ більше використовують Mondays — в програмі можна детально відстежувати та позначати, на якому етапі виконання задачі: дослідження теми, пошук героїв чи фінальне редагування. Так ти не мусиш постійно смикати людей і питати: ну що там? Якщо виникають нестандартні ситуації, журналіст може позначити, що завдання “зависло” чи “зупинилося”. Microsoft Teams дуже зручний для зберігання файлів, документів, інформації й ми використовуємо це для нашого організаційного чату. 

Онлайн-дзвінок команди “Заборони”. Фото: Олена Садовнік

У нас є окремий чат для комунікації всередині команди. Якщо хтось дивився цікавий фільм чи концерт, він може там ними поділитися. Це більш соціальний чат, який заміняє перерву на каву. Це нас підтримує, адже ми всі опинилися в схожих умовах. Коли хтось вирвався покататися на велосипеді й ділиться цим з колегами — це велика подія й ми всі радіємо, що бодай комусь вдалося хоч трохи змінити обстановку. 

Мені здається, що в ситуації, коли всі втомлені та виснажені, важливо знати, що є підтримка в команді. “Заборонівці” знали це від початку карантину. Ми розробили план роботи для організації на час пандемії: як ми будемо діяти, якщо хтось захворіє чи тимчасово не зможе виконувати обов’язки. Ми спершу обговорили це з керівниками підрозділів: редакцією, маркетингом, мультимедіа, операційним відділом. Потім ми попросили проговорити цей план всередині кожного юніту. Це знімає тиск того, що в непередбачуваній ситуації все зупиниться й недороблена робота пропаде. 

Легше стає, коли ти знаєш, що ми зрештою зберемося командою. Не просто в офісі, а відзначити наш перезапуск, поспілкуватися. Ми провели опитування куди б люди хотіли піти після завершення карантину. Серед декількох опцій виграла вечірка на даху. Тому ми чекаємо коли ситуація з COVID-19 покращиться, це буде безпечно й ми зможемо зібратися всією командою. Для нас це мотиватор — думати, що колись це все закінчиться й ми зможемо побачити одне одного». 

Головний редактор «Бабель» Євген Спірін:

«Є два слова — мотивація та діджитал — до яких в мене особливе ставлення. Я завжди на “діджитал” кажу “х***тал”, а на “мотивацію” — “х***вація”. Чесно кажучи, від них дуже тхне книжками про саморозвиток та іншими подібними речами. Я не кажу, що не треба заохочувати людей, просто слово “мотивація” — це таке страхітливе безглуздя. Я не дуже розумію його. 

Люди працюють, в них є посадові обов’язки, вони отримують за це гроші. В них є вихідні. Здається, треба ще з буном танцювати, аби вони працювали? Зрозуміло, якби вся редакція захворіла, це була б інша історія. Але коли в усьому світі відбувається те ж саме, що тут поробиш?

Ілюстрація до одного з матеріалів Бабель про психологічне здоров’я на карантині. Джерело: Instagram.

Як редакції працювати ефективно? Ми виробили таку схему: раз на тиждень зідзвонюємося з усіма, а зараз нас більше 25 людей. Крім того, раз на тиждень зідзвонюємося з кожним відділом. В підсумку виходить 3-4 коли щотижня. Ми можемо жартувати під час цих дзвінків, іноді пишемо: “В нас буде кол, помийте голову та одягніть сорочку (або ні)”. Спершу люди лякалися, запитували: “А що буде?”. Але ми заспокоювали й казали, що на дзвінку можна поплакати чи поскаржитися. 

Ми четвертий тиждень працюємо дистанційно. За цей час ми провели два дзвінки, на яких дякували людям за хорошу роботу: за всі картинки, тексти тощо. І давали можливість поставити будь-які питання чи розповісти, що не так. Першого разу після цих слів були півтори хвилини мовчання. Далі хтось поскаржився, що хочеться бургер з МакДональдс. І розмова перейшла на жарти. 

Важко те, що частину колективу ми не бачили. Ми наймали нових людей дистанційно і ніколи не бачили фізично, лише в Zoom. Й іноді колеги жартують, вітаючи їх оплесками та вигуками: “О, ти існуєш, ми тебе не вигадали!”. Ми не встигли познайомитись, не встигли попрацювати в редакції. Мабуть, через те на наших дзвінках не було багато запитань: ніхто нікого не бачить наживо. Люди переписуються в чаті й все. 

KPI (ключові показники ефективності) ми обговорюємо на старті: скільки потрібно текстів щомісяця, скільки має виходити щотижня. Наприклад, чотири тексти оперативних та два великих щотижня. В адмінці в нас є можливість відстежити скільки кожен автор написав текстів за місяць. Й в кінці місяця ми можемо обговорювати, якщо людина написала мало, то в чому була проблема й що з цим можна робити. 

Кожного ранку проводимо планірки в Telegram. Ми спробували кілька разів робити це у Zoom, але виходило надто довго. Зараз у нас інша схема: журналіст заповнює “заявку”, в якій пише тему тексту, приблизний заголовок, пояснює ідею. І йому відповідають: ОК чи не ОК. Вчора ранкова планірка тривала 21 хвилину — для 10 людей. Це наш рекорд. Буває, ми сперечаємося чи цікава тема, чи вона підходить й тоді це може затягнутися. Наш макисмум — це майже дві години. 

В нас є дошка в Trello, в яку ми вносимо теми, відповідального за матеріал та дедлайн публікації. Але це означає, що текст треба трохи раніше здати зверстаним літредакторові. 

Може, це неправильно, що ми не ставимо KPI за трафіком. На нас, по-перше, вплинув перезапуск самого медіа, а по-друге, карантин. 

Дуже важко зрозуміти, чи відчувають люди всередині команди підтримку одне одного. Коли ти бачиш людину в редакції — це одна справа. В онлайні все бачиться інакше. Деякі люди кажуть, що їм важко бути постійно вдома, особливо тим, хто мешкає в однокімнатній квартирі. Але “я вигорів і більше не можу” — такого поки ніхто не казав». 

СЕО hromadske Юлія Банкова: 

«Ми на hromadske одними з перших вирішили піти на карантин. Тоді ще навіть транспорт у Києві не зупиняли. Тож ми працюємо дистанційно уже два місяці. Спершу було непросто. Журналісти за звичкою продовжували приходити в офіс, забували підключатися до онлайн нарад. А в робочих чатах безкінечно лунали сповіщення, редактори та журналісти обмінювалися новинами, планували зйомки і просто спілкувалися. Раніше більшість комунікацій були особистими в ньюзрумі чи коридорах, тож справи вирішувалися швидше і простіше. 

Нам довелося звикнути. З часом журналісти почали збирати інформацію телефоном, брати інтерв’ю по скайпу, усі наші наради перейшли в Zoom. 

І все ж психологічно дистанційна робота непроста. Для hromadske це подвійний виклик, оскільки перед самим карантином ми взялися за велику трансформацію організації. Ми змінюємо структуру всього медіа і почали з редакції: до нас прийшов новий головред, новий HR, нові журналісти. Людям доводиться починати роботу на новому місці без особистого контакту з колективом. Це дуже важко. Щоб бодай якось скоротити відстань між нами, нам доводиться максимально часто комунікувати онлайн. 

Джерело: Facebook стоірнка Юлії Банкової

Що ми робимо для того, аби підтримати колег? По-перше, багато років у нас є традиція зустрічатися усім колективом (а нас понад 100 людей). Це час і місце для всіх запитань і відповідей. Керівництво розповідає про новини в організації, успіхи і невдачі, співробітники можуть відкрито сказати про те, що їх турбує, поділитися досвідом чи враженнями від роботи. І що би не сталося — ремонт, переїзд, свята чи карантин — ці збори щовівторка залишаються для нас незмінними. Наразі це відбувається в Zoom.

Наш HR-директор двічі на тиждень чекає у Zoom-і на всіх, кому потрібна порада або треба поділитися проблемою. Це дуже допомагає вирішити непорозуміння, владнати конфлікти, зрозуміти потреби людей, зняти напругу. За ініціативою HR-відділу ми також започаткували експериментальний формат «Карантинна кухня на hro». Зустріч, на якій можна буде «понити». Це віртуальна гра, де людина в онлайн-дзвінку може поскаржитися на будь-що карантинне. Вона має єдине правило: учасники повинні дати щонайменше три поради, як розв’язати проблему колеги.

Крім того, в нас є години запитань про роботу різних напрямків — про трансформацію, про роботу маркетингу, найближчим часом плануємо організувати годину запитань про бюджет організації. Це все дуже допомагає діяти на випередження, уникати домислів і поширення чуток.

Максимальна прозорість, довіра і чесність у стосунках з колегами — це те, що не просто допоможе нам вижити, а сприятиме розвитку.

Авторка: Тетяна Гордієнко