Скайп, Зум, Діскорд чи Вебекс? Тепер ми можемо проводити аж по 5 нарад щодня, замість двох, бо не треба їхати на зустріч, бути ще більш ефективними. Але це все й дуже виснажує. Тож далі – про те, як користуватися онлайном так, щоб це було просто зміною формату діалогу і не додавало стресу та непорозуміння в команді. 

Мене звати Світлана і минулого тижня у мене було декілька зустрічей у Скайпі, тренінг і нарада в Вебексі, майстер-клас, тренінг і звіт у Зумі, онлайн-марафон в Ютубі, а ще ми вітали знайому з днем народження в Діскорді. У нас було декілька проблем на кожному етапі та з кожною програмою, але люди в команді й організатори були налаштовані на співпрацю, тому майже все вдалося подолати. Але є моменти, які не є критичними для ефективності: вони скоріше стосуються того, чи вийдете ви після зустрічі з головною біллю, чи не почнете ви уникати своїх колег, бо вони вас починають невідомо чого бісити і чи впевнено ви себе відчуваєте в ролі тих, хто організовує зустрічі.

Ідеальна підготовка для організатора дзвінка

Якщо саме ви організовуєте зустріч, вам треба вирішити декілька завдань. Перше – обрати платформу, яка відповідає вашим цілям. Їх багато, на перший погляд вони мають схожий функціонал, але відрізняються досить суттєво. Одна з програм дозволяє зробити дуже зручним саме навчання, навіть з розподілом людей на підгрупи. Інша дозволяє зробити декілька кімнат для організації синхронного перекладу, які працюють одночасно. Одні з цих програм доступні безкоштовно, але не відповідають нормам корпоративної безпеки. А інші – дорогі й ви не знаєте одразу, чи будуть вони вам корисними. Це прийняття управлінського рішення і ви самі відповідальні за нього. Єдина порада, яку можна використати – послідовно спробувати декілька різних платформ, щоб знайти яка підходить саме вашій команді. 

Як не треба. Знайома вирішила заощадити і попросила акаунт подруги, щоб не платити за власний. Але не продумала всі нюанси й під час зустрічі виявилося, що вона не має прав адміністраторки. Одна з учасниць вирішила поєднати кол з приготуванням їжі, тому всі учасники й учасниці зустрічі чули дуже голосний брязкіт пательні та каструль, і не мали можливості зменшити звук для окремої користувачки.

Базові питання, на які треба знайти відповіді, обираючи платформу для дзвінків (насправді цей перелік може бути більшим та глибшим): 

  • На які пристрої встановлюється? 
  • Чи підтримує відео? 
  • Що дозволяє і не дозволяє робити безкоштовна версія? 
  • Чи є можливість у організатора відключити звук та відео у інших? 
  • Чи є можливість демонстрації екрану?

Тож, як людині, яка організовує зустріч, вам треба визначитися з часом – обов’язково виділити не тільки о котрій починається онлайн-зустріч, а й коли вона закінчується, щоби всі могли планувати свій час після неї. Також краще дати 15 додаткових хвилин до початку, щоб команда змогла протестувати свої пристрої та управління платформою.

Окрім посилання на вхід у зустріч, також добре зробити коротку інструкцію для учасників, якщо у вас є певні правила чи прохання до них. Наприклад, «Прошу встановити програму на робочий ноутбук, реєструватися заздалегідь, реєстрацію заповнити у форматі “Ім’я, Прізвище” без сторонніх ніків, обов’язково прикріпити фото». 

Але більше цікавого з’являється, коли ми починаємо говорити про пересічних учасників і учасниць онлайн-колів. Саме ви, команда, виконуєте роботу. Саме ви потребуєте зараз захисту від стресу віддаленної роботи, і саме від вас залежить настрій на зустрічі. Чому від вас? Тому що при бажанні ви можете дуже ефективно цей настрій зіпсувати)) Щоб не зробити такої шкоди ненавмисно, далі зібрано декілька порад «нового етикету» для онлайн зустріч. 

via GIPHY

Під час зустрічі

Онлайн зустрічі такі самі, як і оффлайн? І так, і ні. Люди такі самі, питання, які ви вирішуєте, такі самі, і наповнення спілкування залежить від тих самих людей, як і раніше. Зі всіма поганими і хорошими особливостями конкретної людини – якщо хтось не міг висловити свою думку коротко і чітко, в онлайн-колах ця проблема буде помітною ще сильніше. Якщо людина, яка модерує зустріч, не вміє тримати регламент часу, в онлайні це буде дратувати всіх ще сильніше. 

Під час онлайн-колів положення камери відносно до зображення таке, що ви (насправді ваш мозок) не розумієте, що хтось дивиться вам в очі. Ви не відчуваєте віддачі, ви не розумієте хто з ким розмовляє. Що з цим можна зробити? Коли ви звертаєтесь до когось конкретного, називайте його або її на ім’я і дочекайтеся відповіді «так, я тебе слухаю»; переконайтеся, що у людини точно все працює і вас чутно. Спробуйте підсилити емоції, промовляйте їх там, де в звичайному спілкуванні вам би вистачило «голосно подивитися» або покивати головою, коли уважно слухаєте. 

Що робити, коли ви отримали лист із запрошенням на зустріч 

Як підготуватись? Почніть з нагадування. Це допоможе не пропустити час, коли треба виходити на зв’язок. Віддалена праця збиває ритми життя і деколи можна забути який сьогодні день тижня, тому не треба нехтувати примітивним встановленням нагадування в календарі. 

Місце. Найголовніше в тому місці, в якому ви будете спілкування – це якісний зв’язок. Якщо вам для цього треба буде сидіти на підлозі біля вай-фай підсилювача, то буває і так (поки вам не набридне і ви не вирішите проблему, щоб сидіти на зустрічах зручніше). 

Зовнішній вигляд. Краще пересилити спокусу залишатися у ліжку під ковдрочкою, і знайти місце, де ви будете виглядати в «робочому» активному вигляді. 

via GIPHY

Вам буде зручніше спілкуватися з колегами, якщо всі будуть виглядати на екрані найбільш схожими на ваше звичайне спілкування. Як це зробити? Поставити лептоп або телефон на рівень очей. Відсісти так, щоб було видно все ваше обличчя, а коли ви розмовляєте, то і ваші рухи руками – це додає життя вашим словам, забирає штучність спілкування з монітором. 

Фони. В деяких додатках можна обрати різні опції щодо фону – «заблюрити» (розмити) той фон, що у вас є, обрати віртуальні фони (у деяких фірм є набори власних корпоративних фонів з реальних офісів), або залишити все так, як є. Чим більш мінімалістичним буде фон, тим менше головного болю ви залишите після себе у співрозмовників і співрозмовниць. 

Освітлення. Якщо ви проводите дзвінок вдень, постарайтеся сісти біля вікна, аби світло падало на вас під кутом. Якщо ніч – увімкніть додаткову лампу, знову ж таки, аби світло падало під кутом або направте лампу в дзеркало, аби воно розсіювалося через нього.  

Як не треба. Якщо ви хочете зірвати «антибінго», то от вам поради з реального життя. Треба сісти спиною до вікна, щоб вашого обличчя не було видно зовсім. Ще «краще» підходять книжкові полиці. Ніхто не побачить назви ваших підібраних з любов’ю видань та їх авторів, проте під час кожного вашого руху всі будуть бачити мерехтіння, яке може викликати реальну, а не віртуальну нудоту. 

Одяг. Так, так, ми всі стали трішки телеведучими, тому можна скористатися вже відпрацьованими «лайфхаками» – не одягати смугасте, занадто яскраве, з блискітками і мерехтінням. Це все дуже відволікає від обличчя, на яке ми всі намагаємося дивитися, і читати по губах, коли зв’язок таки стає поганим. 

Перевірка відео. Можливо, ви стали частіше протирати антисептиком навіть комп’ютер, а це може залишати розводи на камері лептопу. Протріть камеру. Ви будете сміятися, але у мене багато знайомих людей, які здивовані тим, як гарно показує камера після того, як з неї витерти пил або жир (якщо це фронтальна камера смартфону). Краще вийти онлайн на декілька хвилин раніше, щоб перевірити як камера показує, а головне як зробити, щоб вона не показувала. Чому? Це залежить вже від ваших внутрішніх правил і від кількості присутніх на зустрічі. Деякі організатори просять залишатися всіх з включеними камерами, але менш виснажує, коли вмикають відео тільки ті люди, які саме зараз розмовляють в кадрі. 

via GIPHY

Перевірка звуку. Якщо у вас є робота, і пристрій з якого ви виходите на онлайн зустрічі (на які вас кличуть, що означає, що ви важлива людина), то дуже прошу, купіть собі якісні навушники з мікрофоном. Впевнена, ви можете собі це дозволити. Мова не йде про професійне обладнання з поп-фільтром. Звук теж треба перевірити перед тим, як розмовляти, і навчитися його вимикати потім. Й робити це по першій фразі від колег: «хто знову дмухає носом в мікрофон так, що більше нікого не чути?». Не розмовляєте – мікрофон «на мьют». 

Як не треба. На деяких зустрічах буває, що у когось немає навушників і виходить користуватися виключно вбудованим мікрофоном лептопу. Частіше за все це буде виглядати так – ви нахиляєтесь ближче і ближче до мікрофону, і на весь екран буде видно лише ваші ніздрі і верхню губу. Всі присутні будуть себе відчувати або в ролі лікаря-стоматолога перед вами, або ніби вони дивляться в ваші ніздрі стоячи перед вами на колінах. Це не дасть вам переваги в перемовинах, а буде викликати лише відчуття, що розмову з вами треба якось просто перетерпіти.  

Онлайн зустрічі не зникнуть після закінчення обмежувальних заходів, бо дуже багато людей вже звикли працювати віддалено. Нам треба звикнути робити це з емпатією і повагою до інших. Просто тепер замість кніксенів і «всім чмоке в цьому чаті!» ми маємо використовувати інші знаки поваги. 

Авторка: Світлана Жаворонкова