«EaP Talks» — це серія з 10 онлайн-івентів для медіа та громадянського суспільства. Ми підготували конспект із зустрічі «Як ефективно організувати роботу креативних команд онлайн».
Читайте більше текстів із цієї серії за тегом EaP Talks
Що ви дізнаєтеся з конспекту:
- Мінуси переходу на дистанційну роботу
- Плюси переходу на дистанційну роботу
- Вплив онлайну на робочі процеси:
- Пошук кандидатів та влаштування на роботу
- Розвиток та мотивація команди
- Звільнення людини з команди
Спікерки:
Наталія Тимченко — менеджерка Human Capital Advisory Services, «Делойт» в Україні
Дарина Шевченко — медіаконсультантка, партнер в консалтинговій компанії Jnomics Media
Мінуси переходу на дистанційну роботу
Наталія: Формат дистанційної роботи не новий. Але є різниця між добровільним бажанням працювати віддалено і між вимушеним кроком, як це було із багатьма починаючи з минулого року. Більшість команд були вимушені швидко перелаштуватися на дистанційний формат.
Головне, що втратила моя команда — це особистісний контакт одне з одним. Для людей важливо бачити наживо своїх колег, пити разом каву та спілкуватися. В онлайн-роботі дещо втрачається відчуття приналежності до команди, натомість з’являється відчуття ізольованості. Без живого контакту ми припинили помічати речі, які можуть бути важливими для роботи команди. Особливо складно тим, хто звик до мікроменеджменту, бо на дистанційці частково втратився контроль над командою.
Таким чином, перевірка команд на зрілість відбулася сама собою — чи на достатньо високому рівні знаходиться команда, аби самостійно справлятися з негараздами? Чи їй усе ж таки потрібен контроль?
Дарина: Перехід у дистанційний режим зачепив усі робочі процеси: пошук людей в команду, онбординг, налагодження зв’язків, звільнення людей, систему мотивації та комунікації тощо.
За відсутності особистісного контакту ми, як менеджери, втратили ще й багато необхідної для своєї роботи інформації. Втратили можливість спостерігати за груповою динамікою. Під час роботи в офісі кожен з нас міг попросити будь-кого про допомогу. Це відбувалося само собою і вимагало менше зусиль. В період віддаленої роботи для цього найчастіше треба призначати дзвінок — це вже зовсім інший рівень комунікації, який потребує більше ресурсу.
В режимі дистанційної роботи відсутній якісний зворотний зв’язок. Людина може навіть не знати і не розуміти, що вона щось зробила класно, або навпаки погано. Тож кожній команді варто забезпечувати систему якісного зворотного зв’язку. Структура комунікацій і внутрішніх взаємодій в онлайні важлива як ніколи.
Не все можна перевести в онлайн, якими б креативними ми не були.
Плюси переходу на дистанційну роботу
Наталя: Найважливіше, що ми отримали — автономність і свобода. Свобода розпоряджатися часом, обирати місце для роботи, кращі інструменти, методи та робочі підходи.
За результатами численних досліджень, ефективність роботи в дистанційному форматі збільшується. Як мінімум, не треба витрачати час на дорогу. Ми перелаштували внутрішні робочі процеси й самостійно зробили їх більш ефективними. Не для будь-якого питання насправді потрібні зустрічі — можна просто обмінятися парою повідомлень у месенджері.
Дарина: Онлайн дає більше простору, що дуже важливо для креативних професій. Можна самостійно регулювати свій графік, якщо дозволяє посада, — тоді зникає рамка врегульованого робочого дня. Це з одного боку і плюс, а з іншого — мінус. Бо за відсутності врегулювання робочого часу можна почати працювати понаднормово. Або навпаки — працювати недостатньо багато і якісно, відволікатися на домашні справи. На початку пандемії в багатьох людей межі між роботою й рештою життя стерлися, було складно розділяти. Тож для керівників одним із завдань стало організувати роботу працівників та допомогти встановлювати межі робочого часу.
На дистанційці збільшується інклюзивність роботи. Так працювати можуть набагато більше категорій людей: мами з маленькими дітьми, люди з інвалідністю, люди з різних країн.
Вплив онлайну на робочі процеси
Пошук кандидатів та влаштування на роботу
Наталя: Новий досвід для всіх — знайомитися з людиною та проводити співбесіди в зумі, а не наживо. Процес спілкування не сильно модифікувався, просто перенісся в онлайн площину. Інструменти пошуку та відбору кандидатів залишились тими ж. Цікаво й дивно водночас працювати з людиною протягом довгого часу й жодного разу не бачити її наживо.
Важливо познайомити людину з відділами, розповісти, хто за що відповідає та до кого з яким питанням можна звертатися.
Дарина: У нової людини, якщо вона приходить в онлайн-команду, немає можливості повноцінно зчитати культуру компанії — як люди одягаються на роботу, який вигляд має офіс тощо. Тому те, що раніше було очевидним, і зчитувалося само собою, тепер треба проговорювати словами — цінності компанії, її звички, систему роботи тощо.
Ми в команді дуже любимо онбордингові ігри для ближчого знайомства з новими людьми. Це дозволяє структурувати бесіду та в невимушеній атмосфері дізнатися дійсно цікаві речі одне про одного.
Новій людині ми призначаємо контактну особу, до якої вона в першу чергу може звернутися в разі якихось питань.
Розвиток та мотивація команди в онлайні
Наталія: В нашій команді є коуч. Він допомагає у професійному та особистісному розвитку кожного окремого співробітника і колективу в цілому. Підходи до взаємодії, знову ж таки, не змінилися, але зараз від коучів потрібно більше підтримки для команд.
Важливо проговорити культуру спілкування в онлайні — як домовитися про онлайн-зустріч, чи треба вмикати камери, як будувати розмову, скільки триватиме зустріч тощо.
Раз на тиждень ми збираємося в зумі й протягом години обговорюємо будь-які теми, часто не робочі. Це дозволяє відчувати, що ми не просто співробітники, а й друзі. Під час таких колів є можливість ділитися складнощами, просити про допомогу. Але не у всіх командах такий підхід працює. Декому позаробочі зустрічі просто не потрібні.
Щоб запобігти емоційному вигоранню, ми з командою вирішили діяти на випередження — відразу обговорили, які є превентивні заходи та почали застосовувати все на практиці. Наприклад, ми як ніколи раніше креативно поздоровляємо одне одного з днем народження. Також ми створили власний фон нашої компанії для зум-зустрічей, забрали брендовані чашки додому. Це дрібниці, але вони допомагають відчувати приналежність до нашої компанії.
Звільнення людини з команди в онлайні
Наталія: Якщо є можливість зустрітися командою для того, аби влаштувати прощальну вечірку, то цю можливість варто використовувати. Якщо такої можливості немає, можна організувати неформальну онлайн-зустріч.
Дарина: Під час прощання з людиною важливо проводити exit-інтерв’ю — бесіди, в яких збирається зворотний зв’язок від колишнього працівника про компанію та роботу в цілому.
Чекліст «Як ефективно організувати роботу онлайн»
- Сформуйте етикет поведінки команди під час онлайн-зустрічей. Використовуйте відеозв’язок, вимикайте сповіщення на час нарад та вимикайте мікрофон, коли не говорите, щоб зменшити шум на фоні. Давайте змогу висловитися всім учасникам, це допоможе команді краще відчувати залученість у робочий процес.
- Домовтесь про початок та кінець робочого дня, коли команда має бути на зв’язку, та намагайтеся не турбувати одне одного в позаробочий час без нагальної потреби.
- Розділіть чати на робочі — з лаконічною та конструктивною інформацією, та неробочі — з жартами, мемами та іншою неформальною комунікацією. Також можна створити окремий чат, куди ви та інші члени команди скидатимете тільки файли, посилання тощо. Так усе важливе зберігатиметься в одному місці і не губитиметься серед мільйонів текстових повідомлень.
- Забезпечте систему якісного зворотного зв‘язку, причому на всіх етапах — при відборі кандидатів, у процесі роботи з людьми та при звільненні. З переходом в онлайн це залишається необхідною умовою для побудови сильної команди та сильного HR-бренду. Конструктивний фідбек здатний прискорити особистісний та професійний ріст членів команди, підвищити їхню цінність для компанії та сформувати відчуття довіри одне до одного.
- Проводьте цифрові тімбілдінги — креативні мозкові штурми, онлайн-ігри або навіть чемпіонати для геймерів. Запитуйте команду, які варіанти онлайн-тімбілдінгів їм подобаються більше. Також перетворіть ранкову каву на неформальний відеодзвінок з колегами і спілкуйтеся на теми, що й завжди під час перерви у офісі. Відчуття командного духу та спілкування на неробочі теми так само важливе, особливо, коли у співробітників може відчуватися ізольованість.
- Не забувайте, що організація правильної комунікації в команді — турбота не тільки HR-фахівця, а й проджект-менеджерів, тімліда і кожного з учасників команд. Важливо, щоб співробітники розуміли власну відповідальність за самоорганізацію, справність техніки та стабільне інтернет-з’єднання.
Авторка конспекту: Ольга Коротенко
Зображення: Pexels
