Розповідаємо про сервіси та додатки, які допоможуть структурувати завдання та стежити за дедлайнами. Текст буде корисний тим, хто ще не обрав яким сервісом краще скористатися або ж тим, хто готовий спробувати щось нове.
Десятки повідомлень в месенджерах, непрочитані листи на пошті і списаний планер – типова ситуація для багатьох людей у медіа і не тільки. Але якісно організувати роботу можливо!
Підвищити продуктивність, не загубитися серед завдань і дедлайнів можна завдяки спеціальним сервісам та додаткам. І це не просто нотатники чи планери у смартфоні. Програми для менеджменту допомагають чітко структурувати завдання, встановлювати дедлайни та контролювати витрати часу, наприклад, для написання матеріалу. Це корисні інструменти для журналіста та редактора, особливо, коли співпрацюєш із фрілансерами або ж редакція знаходиться не в одному приміщенні. Бувають й такі редакції, які в принципі не мають фізичного приміщення й існують лише у віртуалі.
Тож далі — підбірка програм для ефективної організації командної роботи.
Asana
Asana – простий і зручний у використанні додаток, дає змогу керувати проектами у невеликих командах. За допомогою цього сервісу ви можете виставляти завдання, призначати виконавця та встановлювати дедлайн. В Аsana можна спілкуватися, обмінюватись нотатками, коментувати завдання та завантажувати файли. Додаток має багатофункціональний пошук – за назвою завдання, термінами виконання, а для ще зручнішого пошуку важливого можна створювати теги. Asana.сom інтегрується з хмарними сервісами Dropbox, Box, Google Drive.
Ціна: безкоштовно для команд початківців
Переваги:
- зручний інтерфейс,
- багатофункціональний пошук,
- безкоштовний,
- інтегрується з хмарними сервісами Dropbox, Box, Google Drive.
Недоліки:
- не підходить для великих команд.
Podio
Сервіс Podio пропонує опції управління завданнями, візуалізації даних і планування нарад. Він також пропонує персональні панелі, вбудований чат, варіанти управління проєктами. Адміністратор може вносити оперативні зміни в структуру проєкту на будь-якій стадії. Є широкий вибір макетів, таблиць або тек. Обговорення, файли і завдання представлені на одній сторінці, кожен проєкт можна переглядати від моменту листування кількарічної давнини до кінцевих підсумків роботи. Додаток працює й з іншими інструментами: Google Диск, Microsoft Exchange, Dropbox.
Ціна: безкоштовно для роботи з 5 працівниками, преміум варіант коштує 24 дол. щомісячно.
Переваги:
- безкоштовний,
- широкий фунціонал,
- працює з інструментами Google Диск, Microsoft Exchange, Dropbox.
Недоліки:
- не підійде для роботи великої команди,
- складний інтерфейс.
Kanban Flow
KanbanFlow – додаток, який допоможе вам призначати завдання, завантажувати документи та файли, візуалізувати загальний робочий процес. Для зручного огляду поточної роботи дошка сервісу розділена на колонки. Завдання можна фільтрувати, розділяти на підзадачі, щоб легше відстежувати прогрес. Також у цьому додатку можна контролювати час, який ви витратили для виконання завдання. Таймер рахуватиме час за популярним методом Pomodoro. Сервіс інтегрується з додатками Google Диск, Zapier, The Box і DropBox.
Ціна: безкоштовно, а преміум тариф коштуватиме 5 дол. з учасника на місяць.
Переваги:
- безкоштовно,
- дуже простий інтерфейс,
- контроль часу у процесі виконання завдань,
- інтегрується з додатками Google Диск, Zapier, The Box и DropBox.
Недоліки:
- відсутність переписки у чатах,
- більше підходить для особистого користування, або для маленьких груп.
Trello
Допоможе організувати робочий процес і сервіс Trello. Він зручний у візуалізації, усі завдання проекту можна розкласти на одній дошці, додавати вкладення, контрольні списки, дедлайни, етикетки та наклейки для важливих заміток. Якщо ви вносите зміни у картки із завданнями, то Тrello повідомляє кожного члена електронною поштою та на мобільних пристроях про ці зміни. Додаток працює із сервісами Jira, Slack, Google Диск, InVision.
Ціна: безкоштовно, для преміум підписки треба викласти близько 13 дол. за користувача на місяць.
Переваги:
- безкоштовно,
- зручний у візуалізації проекту, простий інтерфейс
- працює із сервісами Jira, Slack, Google Диск, InVision
Недоліки:
- обмеження у опціях, які знімаються у платній версії
Basecamp
З програмою Basecamp можна керувати роботою через більшість смартфонів або планшетів. Зручно, коли ви не в офісі чи навіть не за домашнім комп’ютером. Цей сервіс має опції календаря, дискусії, профайлів, обміну документами. Цікавим інструментом є автоматичне cheсk-in опитування команди. Можна періодично запитувати: «Що там із текстом?» Також тут можна встановити дні та години, коли Basecamp не буде надсилати сповіщення. У додатку є шаблони проєктів, які можуть зекономити ваш час на створення нових.
Ціна: 99 дол. на місяць для команди.
Переваги:
- зручна мобільна версія,
- широкий функціонал,
- інтеграція з DropBox, Slack, GoogleDrive.
Недоліки:
- висока ціна підписки,
- складніший інтерфейс на ПК, порівняно з іншими додатками.
MeisterTask
Ще одним багатофункціональним додатком для роботи є MeisterTask. На робочій панелі цього сервісу можна створювати стовпці із завданнями, переміщати їх, зважаючи на етап виконання. До карток із завданнями пропонують додавати термін виконання, таймер, теги, опис, список підзадач. У платному преміум тарифі є опція статистики, яка дозволяє бачити звіти з інформацією про хід роботи і кількість часу, який витратили на завдання. Додаток працює з інструментами GitHub, BitBucket, Office 365, Slack и ZenDesk.
Ціна: безкоштовно, преміум підписка 9 дол. на місяць за кожного користувача.
Переваги:
- легкий у використанні інтерфейс,
- опція статистики,
- підрахунок витраченого часу на завдання,
- працює з інструментами GitHub, BitBucket, Office 365, Slack и ZenDesk.
Недоліки:
- розширений функціонал у платній версії.
Slack
Ця програма позиціонується як корпоративний месенджер й можна сказати, що вона стала ветераном для командного спілкування на рівні з Trello чи Asana. В Slack можна створювати окремі канали для спілкування: наприклад, один канал можна присвятити виключно редакційному плануванню, інший – обговоренню конкретного тексту чи проєкту, а для офісного флуду завести ще один окремий канал. Аби не плутатися в каналах, у кожному з них можна створити повідомлення з коротким описом та закріпити його нагорі каналу. Ще один зручний лайфхак в цій програмі: якщо надіслати повідомлення з позначкою @everyone, то усі учасники отримають про нього сповіщення та точно прочитають.
Slack можна інтегрувати з 93 іншими застосунками, серед них – Gmail, Google Analytics, Google Calendar, Google Sheets, Meistertask, Trello. Таким чином в Slack можна налаштовувати аналітику, обмін файлами, пошук в переписці та серед файлів, якими обмінювалися члени команди.
Ціна: базовий функціонал безкоштовний, стандартний пакет коштує 6,67 долара на місяць, пакет плюс – 12,5 долара на місяць.
Переваги:
- багато можливостей для інтеграції,
- гнучка система налаштування каналів спілкування,
- спеціальні позначки та теги, які допомагають модерувати переписку
- пошук серед файлів та повідомлень.
Недоліки:
- в безкоштовній версії не можна здійснювати групові дзвінки
- гнучкість Slack є водночас і його недоліком: команді «з берега» треба домовитися про правила спілкування та обговорення.
Авторка: Юлія Довгайчук
