Редактори та засновники медіа розповідають про те, що треба і чого не треба робити, коли доводиться налагодити роботу з дому.
Минулий тиждень для багатьох редакцій став першим, коли вони перейшли на дистанційну роботу. Цього часу було достатньо, аби зрозуміти перші недоліки та факапи такої роботи. Ми попросили медійників поділитися своїми історіями про те, як організувати усі процеси з дому.
Ірина Андрейців, редакторка проекту Liga.Life на Liga.net
Проблем із налагодженням дистанційної роботи редакції в нас не виникло — створили купу чатів, у яких все вирішується. А ось про свої особисті є що розповісти.
1. «Я ж все одно вдома, хто там мене бачить?» — подумала і смачно намастила все лице жирною білою маскою. Я працюю, і маска теж! Профіт! Аж тут задзеленчав важливий дзвінок, на який я довго чекала, часу шукати навушники не було, тому обляпала пів екрану телефона, хай як обережно тримала. Тому важливий урок винесла: робочі години навіть вдома мають бути максимально робочими, без домашніх «плюшок».
2. Ніколи не лежіть у ліжку довше, ніж це було до карантину. Дотримуючись порад психологів, будильник стоїть на 8 і під час роботи з дому. Так я прокидалася щодня, щоб о 9 вийти і годину добиратися в офіс. «Є додаткова година, можна у ліжку валятись!» — думала я. У результаті сповзала з ліжка, як шмат желе, і ще довго не могла зібрати себе докупи і почати зосереджено працювати.
3. Коли ти вдома, здається, що робочий час не завершується, бо постійно треба доробити те, те, те і ого що робиться там! У результаті він розтягується настільки, що залишається час хіба на поїсти, поспати і вийти за продуктами. Психологи радять читати новини в карантині раз-два на день. А я такої розкоші дозволити собі не можу, бо з інформацією і новинами працюю 🙂 Тому вирішила чітко дозувати. Без нагальної потреби робочий день раніше 10 не починаю, лише перечитую стрічку, дивлюся, який матеріал хто з колег написав на мою тематику тощо. А вже потім сідаю за роботу самотужки. Завершувати робочий день хоча б о 19 наразі не навчилася. Хоча б тому, що спікери часом можуть самі говорити лише під вечір або ввечері, і цю інформацію по свіжій пам’яті і записах слід швидко обробити, не затягуючи.
4. Вдома працювати — можна й на ліжку повалятися, втішилась спершу. Матеріали писала напів лежачи. Вже за кілька днів моя спина сказала все, що про це думає. Тому стараюся по можливості таки сидіти за столом і робити постійні перерви хоч на 5 хвилин.
5. Заберіть подалі усю смачну їжу! Коли працюєш вдома, постійно хочеш жувати. Будь-що. Щастя, якщо це яблуко, а не печенько. Перші дні вдома на стресі поруч завжди було як не яблуко, то банан, то якийсь арахіс. Потім цифра на вагах стукнула по апетиту. Поруч тепер постійно теплий чай, який втамовує емоційний голод, і за кілька днів ваги сказали, що я молодець, все вернулось до норми.
Максим Скубенко. Редактор VoxCheck:
З переходом на дистанційну роботу ми розбиралися «на ходу», але розібралися дуже швидко. Ще перед тим, як почали говорити про запровадження карантину. В нас є кілька команд — загальна Vox Ukraine та Vox Check. Спершу ми налаштували як все працює у Vox Check, а потім це масштабували.
Для комунікації всієї команди використовуємо Zoom, для внутрішньої — Microsoft Teams. В середньому ми зідзвонюємося двічі на день, аби узагальнити що ми робимо, що вже зробили. Ставимо собі робочі цілі на день і за ними рухаємося.
Дуже збиває з ритму наша специфіка: ми не можемо прогнозувати скільки матеріалів буде на день. Постійно з‘являються нові фейки про коронавірус і ми їх спростовуємо. Таких матеріалів може бути від одного до сотні. Якщо ми бачимо, що з‘явилося щось дуже актуальне — відкладаємо «поточку» на пізніше або на наступний день.
З чим треба бути обережними — так це з комунікацією в команді. Якщо ми працюємо в офісі й мені щось терміново потрібно, я можу звернутися до колег й дізнатися відповідь: можливо це зробити зараз чи ні. І я бачу завантаження людей. Якщо ми працюємо дистанційно, хтось інший міг звернутися до команди. Люди вже можуть бути зайняті іншими справами, які менш важливі, але вже в роботі.
Постійно звітувати про кожен крок теж не кращий варіант. Це веде до того, що ви можете сидіти в онлайні абсолютно усі, постійно на зв‘язку й ділитися кожною дрібницею. Це забирає значно більше часу.
Набагато простіше — це пріоритизація. Треба визначити де у вас «тонкі місця». Наприклад, у нас це відеовідділ. Там мало людей і на них велике навантаження. Й треба поставити пріоритизацію: якщо надходить нове завдання, то вони мають всім пояснити над чим вони працюють, скільки це займає часу й чи можуть вони взяти якесь термінове завдання.
Комунікувати завдання усім — в команді з п’яти людей це ОК. Якщо 10 — це вже проблема. А редакція в 60 людей — це означає сидіти на «скайпі» весь день. В такому режимі людей вистачить хіба на кілька днів і нічого хорошого з цього не вийде.
Мій особистий досвід з переходом на «дистанційку» болючий. Мені складно самоорганізуватися й працювати вдома. Тому я їжджу в офіс кожного дня. Там раз пусто й я собі сиджу там і цілий день працюю. Роботи зараз дуже багато й мені так комфортніше. Водночас мій графік перетворився з 10 годин на день й 5 днів на тиждень у 12 годин на день, 7 днів на тиждень. Це не зовсім правильно, але що з цим зараз вдієш?
Юлія Саліженко, креативна директорка інтернет-журналу Platfor.ma:
Поки все виглядає так, ніби наша команда була народжена для цього карантину. Можна сказати, нам пощастило – для роботи кожному з команди Платформи потрібен лише ноут, вай-фай та розетка, тому працювати ми можемо в принципі звідки завгодно. Крім того, досвід дистанційної роботи у нас немаленький: ми вже працювали сидячи вдома, в літаку, в садку нашої колеги Тані, в парку Шевченка, на гірськолижному підйомнику та в барах усіх можливих країн світу. А дехто – навіть сидячи на сосні в лісі десь під Луцьком, бо лише там ловив інтернет. Тобто нам не звикати.
Але, авжеж, роботу довелось дещо реорганізувати. В «офісні часи» в нас могло бути 4-5 брейнштормів чи зустрічей на день – зараз зводимо їхню кількість до максимально можливого мінімуму, бо витримати стільки зідзвонів у Зумі просто неможливо. В цьому є очевидний мінус – все ж вживу придумується краще. Але є і очевидний плюс – як у тому коміксі від The New Yorker – «Those meetings really could be emails».
Ми також стратегічно вирішили не апгрейдити Zoom, хоч це й недорого. Обмеження в 40 хвилин для зідзвону повинно бути достатньо для того, щоб обговорити важливі моменти. Особливо, коли є адженда, а кожен з учасників завчасно підготувався до зідзвону.
Мабуть, найбільша проблема для нас при дистанційній роботі – вміти розділяти роботу та відпочинок. Бо вже в перші дні карантину ми знаходили себе в піжамі за ноутом і з криками «Як? Вже пів на п’яту?». А ще додайте до списку робочих задач весь побут, який різко навалився: готувати їжу, робити уроки з дітьми, мити руки щоразу по 20 секунд і протирати все навколо антисептиком. Дуже важливо ледь не похвилинно планувати задачі на день і так само похвилинно планувати відпочинок. Інакше з незалежного медіа ризикуєте перетворитись у божевільне.
Загалом радикальних змін в організації роботи не сталось: спілкуємось в Slack, плануємо в Google Calendar, обговорюємо в Zoom. Тільки от самої роботи стало в рази більше, але що поробиш – не час розслаблятись, вигребе той, хто буде гребти з усіх сил.
Юлія Салій, співзасновниця та publisher «Хмарочос»:
Ще до переходу на віддалену роботу усі процеси в Хмарочосі були вибудовані так, що ми в будь-який момент усією командою змогли б працювати з дому. Не тому, що ми якось спеціально готувались, просто вже були запроваджені усі потрібні онлайн-інструменти. Тому перехід для нас відбувся без проблем. Для ефективної роботи ми використовуємо:
Slack – корпоративний месенджер з можливістю конференц-колів, групових чатів і приватних діалогів. Slack надавав свою платну версію безкоштовно для громадських організацій, ми скористалися цією опцією і вже 5 років користуємося цим сервісом.
Trello – сервіс постановки задач в управлінні проєктами, можна використовувати як скрам інструмент. Основна помилка, мабуть, коли Trello починають використовувати для менеджменту роботи журналістів. У цьому немає жодного сенсу, так само як і у скрам-підходів й виставленню KPI для авторів. Проте Trello дуже ефективний для роботи з дизайнерами, ілюстраторками, веб-дизайнерами й акаунт-менеджерками.
CRM-система – необхідний інструмент для роботи відділу продажів. Тут головне обрати з-поміж великої кількості пропозицій на ринку, бо коштують вони недешево. Не раджу брати першу-ліпшу, краще порадитись з колегами.
В принципі цих трьох сервісів достатньо, щоб ефективно вибудувати роботу всього медіа з дому.
Щодо самої роботи – у віддаленому форматі важливо посилити так званий редакційний авторитаризм. На головного редактора лягає більше навантаження, щоб вчасно роздавати усім завдання і стежити за дедлайнами, відбирати.
У роботі відділу продажів не завжди працює модель «завдання на початку дня й перевірка у кінці». Краще розробляти щось типу мікроменеджменту. Ділити усі задачі рівними порціями на три частини впродовж дня. Таким чином, можна частіше звірятися з командою і бачити ефективність їх виконання.
Щодо особистого досвіду, то у нас так вийшло, що ми 3 роки працювали з дому, потім заїхали в офіс і 3 роки працюємо в офісі. Тому зараз перехід на роботу з дому не здався чимось новим.
Для себе я виробила якісь прості звички, які допомагають ефективніше працювати з дому:
1) не працювати сидячи у ліжку й виділити у житлі якесь умовно «робоче місце», яке можна залишили після 7-8ї і перейти у місце для відпочинку, типу спальні;
2) одягатися як на роботу. Без піджаків, звичайно, але не ходити виключно у домашньому одязі;
3) час, який раніше витрачала на дорогу/похід на обід зараз використовую для читання книжки. Й попри те, що медійна робота пов’язана з соцмережами, стараюсь обмежувати скролінг фб-стрічки;
4) сидіти виключно вдома важкувато, тому робоче місце облаштувала ще й на балконі, на свіжому повітрі, так би мовити.
Сергій Колесніков, співзасновник #ШоТам:
Наша команда побудована так, аби її члени могли працювати максимально автономно. Я і Артем Іпатов — це дві людини, які ухвалюють рішення в #ШоТам. Останні два роки ми дуже часто у відрядженнях. Тому й побудували всю систему таким чином, аби вся редакція залишалася дієвою, якщо ми у відрядженнях, на зйомках чи на навчанні. Для цього ми розробили відповідну документацію, яка працює через Exel та Slack.
Як це працює? Вся переписка відбувається в Slack. Це полегшує пошук рішень, які ми ухвалили, якщо раптом щодо них виникає дискусія. Їх можна швидко знайти та переглянути. Також в нас багато документів у Exel, в яких зафіксовані КРІ, показники якості роботи, кількості. Їх настільки багато, що в нас є окремий документ на документи.
Завдяки такому підходу людина, яка ухвалює рішення, може зайти дистанційно і перевірити, як виконуються показники. На сайт чи в соцмережі ми можемо навіть не заходити — в документах все відображено.
Наступний компонент, який вплинув на наш перехід на дистанційну роботу — це розуміння всіма співробітниками редакції своїх КРІ та дедлайнів. Втручання редактора в роботу команди мінімальне. Фактично головний редактор перевіряє виконання КРІ, якщо щось не вийшло — намагається розібратися, чому і що треба зробити, аби це не повторилося.
Фактично в таких умовах кожен співробітник може працювати й ухвалювати рішення стосовно своєї роботи. В журналістів є більш-менш свобода. Їм треба лише затверджувати тему з редактором та виконувати свої КРІ.
На «дистанційку» ми перейшли за один день. Ми зібрали команду й домовилися, що задля безпеки краще не виходити з дому. Це навіть зараз працює ефективніше, ніж коли ми працювали в офісі. Менше часу витрачається на дорогу, в команди поки немає розфокусованості. Я думаю, що рано чи пізно в команди розфокусованість буде, якщо довго не збиратися разом.
Я взагалі фанат роботи в офісі: так складається командна гра, взаємна підтримка. Але дистанційної роботи боятися не варто.
Якщо розповідати про себе, то мій графік перетворився на роботу в режимі 24 години 7 днів на добу. Безліч документів, переписок, всі дуже активні. Таке враження, що всі люди, сидячи вдома на карантині, позгадували про свої старі гештальти й вирішили їх закрити.
Авторка: Тетяна Гордієнко
